Comment rédiger une demande de prolongation de délai

(Note terminologique. Les termes définis des formules types, tels que Engineer, Superintendent, Consultant, Architect, Project Manager, Notice of Claim, fully detailed Claim, Working Days, Relevant Event, compensation event et Accepted Programme, ainsi que les Core Principles du SCL Protocol, sont conservés en anglais, de même que adjudication, au sens de l'adjudication statutaire (en français, « adjudication » désigne aussi l'attribution d'un marché). Le plan de document de demande, dans le bloc encadré, est laissé en anglais mot pour mot, parce qu'il est destiné à des contrats rédigés en anglais. Les citations de jugements et de clauses restent dans leur texte anglais original.)

Ce sont les quatre éléments que toute demande de prolongation de délai doit établir. Cette page est la méthode de travail : lorsqu'une étape dépend d'un point de droit, elle donne une phrase et un lien vers le droit.

Deux choses à retenir. Le document de demande est la dernière étape, non la première : l'avis et les documents se décident pendant que le retard se produit, et une rédaction après coup ne peut pas les réparer. Et le délai et l'argent sont des demandes distinctes : une prolongation repousse la date d'achèvement et vous libère des dommages-intérêts pour retard, mais elle ne paie pas les semaines supplémentaires.

Le cadre à quatre éléments est la synthèse, par cette bibliothèque, de ce que les formules types ont en commun, et non un schéma qu'une formule particulière énonce.

Étape 1. Lisez le contrat avant d'écrire quoi que ce soit

Lisez le contrat signé, et non la formule imprimée dont vous vous souvenez. La modification sur mesure des stipulations relatives à la prolongation de délai, aux avis et à la concomitance est normale sur les grands projets, et c'est la clause modifiée qui tranche votre demande. Relevez et gardez sur une seule page :

• La clause de prolongation de délai. Comment elle nomme la mesure, qui l'évalue et le critère qu'elle applique.
• La liste des événements ouvrant droit. Votre événement y figure-t-il ? Existe-t-il une clause balai générale pour les causes échappant à votre contrôle, ou la liste est-elle fermée ? La grille des événements de la page centrale montre que le FIDIC 2017 et le JCT n'ont pas de clause balai générale, alors que l'AIA A201–2017, la FAR et le CCDC 2 – 2020 en ont une.
• Si l'événement donne seulement du délai, ou du délai et de l'argent. Les intempéries et les grèves ne donnent généralement que du délai. Les avenants donnent généralement les deux. Le retard du maître de l'ouvrage aussi, en général, mais pas toujours : selon la Sub-Clause 8.5 du FIDIC 2017, motif (e), il ne donne que du délai dans la formule type.
• Chaque clause d'avis qui touche l'événement. Il peut y en avoir plusieurs : un avis de délai et un avis d'argent distinct, chacun avec son propre délai.
• Qui reçoit les avis, et comment. L'Engineer, le Superintendent, le Consultant ou l'Architect désigné, selon le mode que prévoit la clause des avis.
• La clause du planning et les définitions. Si une méthode d'analyse de retard est imposée, quel est le planning accepté, et si les jours sont des jours civils ou des Working Days.

Employez le vocabulaire du contrat lui-même : Relevant Event sous le JCT, compensation event sous le NEC4 (qui n'a aucune clause de prolongation de délai), Superintendent sous l'AS 4000, Consultant sous le CCDC. Les mauvais mots disent au lecteur que personne n'a lu le contrat.

Répondez ensuite à la question que l'autre partie posera en premier : cet événement relevait-il de votre risque ? Un retard causé par votre propre sous-traitant, vos propres approvisionnements tardifs ou vos propres effectifs n'est pas un événement ouvrant droit, si bien documenté soit-il. Si vos propres retards chevauchent l'événement, vous les traiterez à l'étape 5, mais vous devez les connaître dès maintenant.

Étape 2. Signifiez l'avis à temps, et séparément de tout le reste

L'avis est l'élément le moins coûteux à réussir et celui sur lequel des demandes fondées se perdent le plus souvent. Dans Panther Real Estate Development LLC v Modern Executive Systems Contracting LLC [2022] DIFC CA 016 (FIDIC 1999, Sub-Clause 20.1), l'entrepreneur a perdu sa prolongation de délai pour des motifs tenant à l'avis, bien que le maître de l'ouvrage ait causé 306 des 325 jours de retard.

La première question est à quel moment votre délai a commencé à courir. La plupart des formules le font courir à compter de la connaissance, une à compter de l'événement lui-même :

Positions par défaut des formules, tirées de la comparaison des avis et forclusions. Le contrat signé prévaut.

Détail local : l'avis de retard en deux temps et la demande écrite de l'AS 4000 au titre de la cl 34 figurent sur la page avis et forclusions en Australie ; le CCDC et le droit canadien, sur la page du Canada ; l'AIA et la FAR, sur la page des États-Unis.

L'avis lui-même peut être bref. Panther a jugé que l'avis « can be short and to the point » : il suffit qu'il identifie l'événement, indique que vous vous estimez en droit d'obtenir une prolongation ou un paiement, arrive à temps et parvienne à l'Engineer. Quatre règles de travail :

1. Envoyez-le comme un avis, au titre de la clause. Un rapport mensuel, un procès-verbal de réunion de chantier ou un commentaire de planning n'est pas un avis.
2. N'attendez pas l'argent. L'avis de délai part quand le délai l'exige, et non quand la position commerciale est arrêtée.
3. Signifiez aussi l'avis d'argent, si le contrat en prévoit un. Sous le CCDC 2 – 2020, la GC 6.6.1 exige son propre avis, donné en temps utile, de l'intention de réclamer une augmentation de prix, distinct de l'avis de retard de la GC 6.5.4. Un même retard peut exiger deux avis.
4. Nommez chaque fondement que vous pourriez invoquer plus tard. Un avis rattaché à une clause peut ne pas porter une demande présentée ensuite au titre d'une autre.

Les modèles d'avis de retard vous donnent des lettres pour l'AS 4000, le FIDIC 2017 et le CCDC 2, avec la clause que sert chacune et la règle d'envoi.

Étape 3. Rassemblez les documents contemporains

La demande ne peut prouver que ce que montrent les documents, et les documents ont été rédigés pendant que les travaux se déroulaient. Rassemblez-les événement par événement, pendant que les personnes qui les ont établis sont encore sur le projet :

• Le planning de référence accepté et chaque révision acceptée, sous forme de fichiers de planning natifs, et non de PDF.
• La série des mises à jour du planning, avancées avec les dates réelles de début et de fin, avec une note explicative pour chaque modification de logique.
• L'instruction ou l'événement lui-même : la modification, le plan tardif, la RFI et sa réponse, le refus d'accès, datés des deux côtés.
• La correspondance par ordre chronologique, y compris vos avis et les réponses.
• Les rapports journaliers et les relevés d'effectifs sur toute la fenêtre d'impact. Ils montrent généralement à quel moment l'impact a réellement commencé.
• Des photographies datées et localisées, les procès-verbaux de réunion, et les données météorologiques comparées à une référence de long terme si les intempéries sont la cause.
• Les documents de coûts par période, si vous comptez réclamer de l'argent, afin que le coût puisse être rattaché aux semaines où le retard a été ressenti.

Le FIDIC 2017 donne aux documents contemporains une place propre dans la procédure de réclamation (Sub-Clause 20.2.3). Lorsque le contrat est muet, le tribunal applique la même discipline. Dans Alares Construction, Inc. v Department of Veterans Affairs, CBCA 6149, 7071, 7597 (21 March 2025), l'entrepreneur imputait au maître de l'ouvrage la totalité des 765 jours de retard ; le Board a jugé le maître de l'ouvrage responsable de 218 d'entre eux, et a rejeté une révision de logique en cours de projet dans la propre mise à jour du planning de l'entrepreneur, qui retirait sa dalle tardive du chemin critique, qu'il a qualifiée de « no sense ».

La version pièce par pièce est la liste de contrôle avant une demande de prolongation. La raison pour laquelle les documents décident de l'analyse que vous pouvez conduire est exposée dans documents et preuves.

La place de Storia

Les étapes 2 et 3 échouent pour la même raison : la date à laquelle le retard a commencé, et les documents qui prouvent ce qui s'est passé, sont dispersés entre plans, RFI, plannings, correspondance et rapports de chantier. Storia les réunit en un seul dossier de projet relié à ses sources, où chaque réponse remonte au document dont elle provient. Parce qu'il construit le récit du projet au fil des travaux, une équipe peut voir à quel moment un retard a commencé pendant que la fenêtre d'avis est encore ouverte, et passer des documents à un dossier prêt pour la demande en quelques jours.

Étape 4. Montrez que le retard a touché le chemin critique

Dans l'ensemble des décisions réunies dans cette bibliothèque, c'est ici que les demandes échouent le plus souvent. Un retard dans l'avancement n'est pas un retard à l'achèvement. Un événement qui a retenu une activité disposant d'une marge suffisante n'a pas déplacé la date d'achèvement, et il ne donne droit à aucune prolongation, si bien documenté soit-il. L'énoncé américain est George Sollitt Construction Co. v United States, 64 Fed. Cl. 229 (2005) : un retard qui n'affecte que des activités non critiques ne retarde pas l'achèvement.

La section sur la causalité est donc une comparaison avant-après : le chemin critique au moment où l'événement est survenu, et le chemin critique avec l'effet de l'événement ajouté, isolé à cet événement. Pas un récit de tout ce qui a mal tourné, ni l'achèvement réel moins l'achèvement prévu.

La méthode que vous employez n'est pas un libre choix.

• Le contrat peut en imposer une. La clause 63.5 du NEC4 ECC évalue le retard de façon prospective par rapport à l'Accepted Programme, et de nombreux contrats EPC désignent l'analyse d'impact temporel (time impact analysis). Une méthode imposée s'applique.
• À défaut, vos documents la choisissent. Des mises à jour natives avancées permettent l'analyse par fenêtres et l'analyse d'impact temporel. Un planning de référence et un planning réalisé, seuls, permettent beaucoup moins. Méthodes d'analyse de retard comparées fait correspondre documents et méthodes et expose ce que les tribunaux sanctionnent.
• Faites-le pendant que le retard est en cours, lorsque vous le pouvez. Le Delay and Disruption Protocol de la SCL, 2nd Edition (February 2017), Core Principle 4, demande aux parties de ne pas « wait and see » mais de traiter l'impact sur les délais des événements relevant du risque du maître de l'ouvrage au fur et à mesure des travaux.

Une analyse simple sur des documents propres l'emporte sur une analyse sophistiquée fondée sur des plannings reconstitués. (Opinion.) Pour une demande importante ou contestée, faites appel tôt à un analyste des retards, pendant que les documents peuvent encore être améliorés.

Étape 5. Traitez la marge et la concomitance avant l'autre partie

La marge. Sauf stipulation contraire du contrat, la règle par défaut du SCL Protocol (Core Principle 8) est qu'une prolongation n'est accordée que dans la mesure où le retard du maître de l'ouvrage est prévu réduire la marge totale du chemin affecté sous zéro. Un événement qui consomme de la marge mais laisse l'achèvement intact ne donne aucun délai. Vérifiez le contrat : le NEC4 ECC protège le terminal float de l'entrepreneur, et certains contrats sur mesure attribuent purement et simplement la marge au maître de l'ouvrage. Montrez la marge à la date de l'événement, d'après la mise à jour en vigueur à cette date.

La concomitance. Si votre propre retard était critique sur la même période, dites-le, et dites ce qu'il fait à la demande. La réponse dépend du droit applicable et du contrat : sur un même scénario de quatre semaines, la comparaison de la bibliothèque va de quatre semaines de délai à aucune, et le résultat le plus fréquent lorsqu'une concomitance véritable est constatée est le délai sans l'argent. Lisez retards concomitants et nommez l'approche qu'applique votre juridiction. Le silence sur vos propres retards se lit comme une dissimulation.

Étape 6. Chiffrez le délai, puis l'argent séparément

Le délai. Indiquez les jours de retard à l'achèvement et la nouvelle date d'achèvement. La prolongation est évaluée nette : le retard causé s'ajoute à la date d'achèvement précédemment fixée, et ne se mesure pas à partir de la date de l'instruction. C'est Balfour Beatty Building Ltd v Chestermount Properties Ltd (1993) 62 BLR 1. Si vous aviez déjà trois semaines de retard et qu'un avenant cause quatre semaines de retard critique, vous réclamez quatre semaines, et les trois restent à votre charge. Utilisez le décompte des jours du contrat (civils ou ouvrables) et montrez le calcul.

L'argent, si vous le réclamez, est une seconde demande à l'intérieur du même document :

• Son propre droit. Une prolongation n'emporte pas automatiquement indemnisation (SCL Protocol Core Principle 12). Identifiez la clause qui paie.
• Son propre avis, lorsque le contrat en prévoit un (étape 2).
• Les bonnes semaines. Les coûts de prolongation se chiffrent sur la période où l'effet a été ressenti, et non sur les semaines supplémentaires en fin de chantier (SCL Protocol Core Principle 22).
• Aucun double comptage entre les coûts de prolongation, l'évaluation propre de l'avenant et toute demande pour perturbation.
• Les coûts concomitants séparés. Lorsque votre retard a chevauché, le Core Principle 14 ne permet le recouvrement que si vous pouvez séparer les coûts causés par le retard du maître de l'ouvrage de ceux causés par votre propre retard.

Les postes, les périodes et les pièges figurent sur coûts de prolongation et de retard. Si vous ne réclamez pas d'argent maintenant, réservez-le expressément.

Étape 7. Structurez le document de demande

Un document de demande est une argumentation qu'un évaluateur peut vérifier ligne par ligne au regard des documents. Rédigez-le événement par événement, chacun avec sa propre chaîne causale. Adaptez le plan ci-dessous au vocabulaire de votre contrat et à tout contenu qu'il prescrit.

[PROJECT] - Extension of time claim no. [X]: [EVENT, SHORT NAME]
Contract:   [CONTRACT NO.], [FORM AND EDITION] as amended by [REF]
To:         [NAMED RECIPIENT, ROLE UNDER THE CONTRACT]
Under:      Clause [EOT CLAUSE] (time) and clause [MONEY CLAUSE] (cost)
Date:       [DATE]

1. Executive summary
   1.1 The event, the clause relied on, the days claimed
   1.2 The revised completion date sought
   1.3 Cost claimed, and under which clause (or expressly reserved)

2. Contractual basis
   2.1 Why the event qualifies: clause, list item, definitions
   2.2 Why it is not at the contractor's risk
   2.3 Notices given: date, reference, recipient, clause, method

3. Chronology
   3.1 Date-ordered facts, each tied to a record reference
   3.2 When the event occurred, when the delay commenced,
       when its effect ended (or that it is continuing)

4. Causation and critical path
   4.1 The programme used: revision, data date, acceptance
   4.2 The method, and why the records support it
   4.3 Critical path before and after the event
   4.4 Float at the date of the event
   4.5 Contractor delays in the same period, and their effect
   4.6 Mitigation taken

5. Time claimed
   5.1 Days of delay to completion, with the calculation
   5.2 Revised completion date (added to the previously fixed date)

6. Cost claimed (if any)
   6.1 Entitlement clause and money notice
   6.2 The period in which the effect was felt
   6.3 Heads and amounts, with how double recovery is excluded

7. Reservation of rights

8. Records index
   A  Notices and correspondence
   B  Programme files (native) and extracts
   C  Instructions, RFIs, drawings (with revisions)
   D  Daily reports, manpower, photographs
   E  Cost records by period

Où chaque section tourne habituellement mal :

Certaines formules prescrivent le contenu et le délai. Sous le FIDIC 2017, selon le résumé qu'en donne la doctrine publiée, le fully detailed Claim au titre de la Sub-Clause 20.2.4 est due dans les 84 jours suivant la connaissance et doit comprendre un exposé du fondement contractuel et/ou juridique ; si cet exposé est tardif, la Notice of Claim devient caduque. Sous l'AS 4000, la cl 34 exige que la demande écrite établisse les faits de la causalité et l'étendue du retard, selon les résumés secondaires et comme l'expose la page australienne sur les avis. Alignez vos intitulés sur ce que votre contrat demande.

Individualisez ; n'agrégez pas. Une demande qui regroupe de nombreux événements et réclame la totalité du dépassement sans rattacher chaque cause à son effet est une demande globale ou de délai total (global claim ou total time claim), et c'est la forme la plus faible de demande de prolongation de délai qui soit. Le SCL Protocol (Core Principle 17) la décourage. Walter Lilly & Co Ltd v Mackay [2012] EWHC 1773 (TCC) a jugé qu'une demande globale pour une perte n'est pas exclue en droit, mais qu'elle doit tout de même être prouvée ; la même logique est appliquée au délai. (Inférence.) Présentez la demande événement par événement chaque fois que les documents le permettent, et n'utilisez une demande globale qu'à titre de repli exprès (documents et preuves).

Étape 8. Soumettez, suivez la réponse et maintenez vos droits

Soumettez au titre de la clause, à la personne désignée, selon le mode prévu, et conservez la preuve de la remise. Ensuite :

• Inscrivez à l'agenda les délais de l'autre partie. Certaines formules vous donnent un résultat réputé acquis si l'évaluateur garde le silence. La Sub-Clause 20.2.2 du FIDIC 2017 répute une Notice of Claim valable si l'Engineer ne s'y oppose pas dans les 14 jours, et la cl 61.4 du NEC4 ECC traite une notification comme acceptée après le silence du Project Manager. D'autres, comme le JCT 2024, ne prévoient aucun octroi réputé. Sachez lequel est le vôtre.
• Actualisez une demande dont l'effet se poursuit. Si le retard se poursuit, réclamez dès maintenant l'effet prévisible et actualisez-le à mesure que l'impact se déploie. C'est l'approche du Core Principle 7 du SCL Protocol, et le FIDIC 2017 a sa propre procédure de demande intermédiaire pour les événements à effet continu (Sub-Clause 20.2.6).
• Ne renoncez pas à la demande par votre signature. Les ordres de modification, les évaluations d'avenants et les certificats de paiement peuvent comporter une clause de quittance ou de règlement pour solde de tout compte. Réservez expressément vos droits au délai et aux coûts du retard avant de signer quoi que ce soit qui règle le même événement. Voir quittances d'avenant et réserve de droits.

Si la demande est rejetée ou ignorée, suivez dans l'ordre l'échelle de règlement des différends du contrat : décision, négociation, puis ce qui vient ensuite (dispute board, décision d'expert (expert determination), adjudication, arbitrage ou tribunaux). Certaines juridictions ajoutent une voie légale, comme l'adjudication en matière de sécurité des paiements en Australie ou l'adjudication en matière de paiement rapide en Ontario, qui, en Ontario, n'atteint la prolongation de délai qu'à titre accessoire à un différend de paiement. Vérifiez les délais pour porter plus loin une demande rejetée, ainsi que le délai de prescription, avant que la correspondance ne s'enlise. À ce stade, prenez conseil.

Pourquoi les demandes de prolongation de délai échouent

Dans l'ensemble des décisions réunies dans cette bibliothèque, les demandes échouent selon un schéma constant. (Inférence tirée d'un ensemble de décisions réunies, non d'un échantillon statistique.)

La plupart des demandes de prolongation de délai sont gagnées ou perdues avant que quiconque ne les rédige. Le document ne fait que rapporter ce que l'avis et le dossier ont déjà décidé.

Questions fréquentes

Combien de temps ai-je pour présenter une demande de prolongation de délai ?

Le temps que prévoit votre contrat, et souvent moins que vous ne le pensez. Il y a généralement deux délais : un court pour l'avis et un plus long pour la demande détaillée. Sous le FIDIC 2017, la doctrine fait état de 28 jours à compter de la connaissance pour la Notice of Claim et de 84 jours pour le fully detailed Claim. Sous le CCDC 2 – 2020, l'avis est dû dans les 10 Working Days suivant le début du retard. Vérifiez votre contrat signé et ses modifications.

Quelle est la différence entre un avis et une demande de prolongation de délai ?

L'avis inscrit l'événement au dossier à temps : ce qui s'est passé, quand, la clause, et le fait que vous demandez une prolongation. La demande le prouve : fondement contractuel, chronologie, analyse du chemin critique, jours et documents. L'avis est bref et précoce ; la demande est détaillée et vient ensuite. Un avis manqué peut faire échouer une demande solide.

Une prolongation de délai signifie-t-elle que je suis payé pour le retard ?

Non, pas à elle seule. Une prolongation repousse la date d'achèvement et vous libère des dommages-intérêts pour retard. Le paiement du temps supplémentaire dépend d'un droit distinct prévu au contrat, souvent assorti de son propre avis, et certains événements (intempéries, grèves, épidémies dans la plupart des formules) ne donnent que du délai. Réclamez l'argent séparément, chiffré sur les semaines où le retard a réellement été ressenti.

Puis-je demander une prolongation si nous étions aussi en retard ?

Souvent oui, mais la réponse dépend du droit applicable et du contrat. Lorsqu'un retard du maître de l'ouvrage et votre propre retard étaient tous deux critiques sur la même période, certains régimes accordent la prolongation intégrale, certains répartissent, et certains n'accordent rien, et une clause contractuelle clairement rédigée peut trancher la question. Le résultat habituel est le délai sans l'argent. Traitez vos propres retards dans la demande plutôt que de les laisser à l'autre partie.

À propos de ce contenu Le contenu de la bibliothèque est une information générale sur la pratique des réclamations de construction, et non un avis juridique. Le droit à réclamation, les délais et la procédure sont régis par votre propre contrat et par le droit du lieu où les travaux sont exécutés. Révisé le 6 octobre 2026 · Signaler une correction